با ارزش ترین دارایی در زندگی انسان ها زمان ان هاست،که مدیریت زمان در کسب و کار ها به ویژه برای مدیران حرف اول را می زند،در همه کسب و کار ها نیاز به مدیریت زمان ضروریست اما در جایگاه مدیریت با توجه به تنوع و تعداد زیاد وظایف مدیران فروش، اولویت‌بندی و تمرکز بر روی وظایف مهم و فوری ضروری است. مدیریت زمان به آن‌ها کمک می‌کند تا وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت مرتب کنند و انرژی و توجه خود را بر روی وظایف اصلی متمرکز کنند.که در ادامه برای مدیریت بهتر زمان، تکنیک هایی جهت مدیریت زمان شما اورده ایم.
تکنیک‌های مدیریت زمان مدیران فروش
1.اولویت‌بندی کنید:
اولویت‌بندی بر اساس اهداف فروش و اولویت‌های شرکت برای مدیران فروش بسیار حیاتی است. این فرایند به آن‌ها کمک می‌کند تا منابع خود را به بهترین شکل ممکن تخصیص دهند و به دستیابی به اهداف فروش مورد نظر بیشتر کمک کند. در ادامه، فرآیند اولویت‌بندی برای مدیران فروش توضیح داده شده است:
تعیین اهداف:
ابتدا، مدیران باید اهداف خود را مشخص کنند. این اهداف می‌توانند شامل افزایش فروش در یک بازه زمانی خاص، افزایش سهم بازار، بهبود رضایت مشتریان یا دستیابی به اهداف مرتبط با توسعه محصولات باشد.
تحلیل اولویت‌های شرکت:
مدیران باید با اولویت‌ها و استراتژی‌های شرکت آشنا شوند. این اولویت‌ها ممکن است شامل تأکید بر ارتقاء رضایت مشتری، توسعه بازار، افزایش فروش در بازه‌های زمانی خاص یا توسعه محصولات جدید باشد.
تعیین اولویت‌های روزانه و ماهیانه:
با توجه به اهداف فروش و اولویت‌های شرکت، مدیران باید اولویت‌های روزانه و ماهیانه خود را مشخص کنند. این شامل تعیین فعالیت‌ها و وظایفی است که بیشترین تأثیر را بر روی دستیابی به اهداف دارند.
تخصیص منابع:
با توجه به اولویت‌های تعیین شده، مدیران باید منابع خود را بهینه تخصیص دهند. این شامل زمان، نیروی انسانی، بودجه و سایر منابع موجود می‌شود.
ارزیابی و تنظیم مجدد:
مدیران باید به طور دوره‌ای عملکرد خود و تیم خود را ارزیابی کنند و اولویت‌ها و استراتژی‌های خود را با توجه به نتایج تنظیم مجدد کنند.
با اجرای این مراحل، مدیران فروش می‌توانند بهترین استفاده را از منابع خود داشته باشند و به دستیابی به اهداف فروش مورد نظر بیشتر کمک کنند.
2.حفظ مرزها:
حفظ مرزها برای مدیران فروش بسیار حیاتی است زیرا زمان آن‌ها یکی از دارایی‌های ارزشمندشان است و باید به بهینه‌سازی استفاده از آن توجه داشته باشند. این به معنای جلوگیری از تلف وقت در فعالیت‌های بی‌اهمیت یا غیرضروری و تمرکز بر فعالیت‌هایی است که به دستیابی به اهداف فروش می‌انجامد.
یکی از روش‌های موثر برای حفظ مرزها برای مدیران فروش، تعیین اولویت‌های روزانه و هفتگی است. با تعیین اولویت‌ها، مدیران می‌توانند وظایف و فعالیت‌هایی که بیشترین تأثیر را بر روی فروش دارند را تمرکز دهند و از پراکندگی در تلاش‌های خود جلوگیری کنند.
همچنین، ایجاد مرزهای واضح بین زمان کاری و زمان غیرکاری نیز بسیار مهم است. این اجازه را به مدیران می‌دهد تا در زمان کاری به کارهای فروشی و مدیریتی خود تمرکز کنند و در زمان غیرکاری به استراحت و بازیابی انرژی بپردازند و استفاده از ابزارهای مدیریت زمان مانند تقویم‌های برنامه‌ریزی شده و لیست وظایف می‌تواند به مدیران کمک کند تا زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند و از تلف وقت در فعالیت‌های بی‌اهمیت جلوگیری کنند.
3.محدود کردن زمان برای انجام یک کار:
محدود کردن زمان برای انجام یک کار یک استراتژی موثر در مدیریت زمان برای مدیران فروش است که به بهبود بهره‌وری و عملکرد آن‌ها کمک می‌کند. این روش به مدیران اجازه می‌دهد زمان مشخصی را برای هر وظیفه تعیین کنند و تلاش کنند تا در محدوده زمانی مشخص، آن را به انجام برسانند.
با تعیین زمان مشخص برای هر وظیفه، مدیران می‌توانند به بهبود تمرکز خود بر روی کارهای مهمتر و جلوگیری از پراکندگی توجه کمک کنند. این روش اجازه می‌دهد تا فعالیت‌ها به صورت مؤثرتری مدیریت شوند و زمان‌ها به بهترین شکل ممکن بهره‌برداری شود.
همچنین، با پایبندی به زمان‌های تعیین شده، مدیران می‌توانند بهبودی محسوسی در برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود داشته باشند. این باعث افزایش بهره‌وری شغلی و دستیابی به اهداف فروش موردنظر می‌شود.
4.امروز، برنامه فردا را بنویسید
برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های فردا یک مرحله اساسی در مدیریت زمان مدیران فروش است. این فرآیند موجب می‌شود تا فرداها به شکل سازمان‌یافته‌تری از سر برود و از بهره‌وری بیشتری برخوردار شوند. در این برنامه‌ریزی:
– وظایف و فعالیت‌های فردای را به دقت شناسایی کنید.
– اولویت‌بندی کنید و وظایف را بر اساس اهمیت مرتب کنید.
– زمان مورد نیاز برای هر وظیفه را تعیین کنید و آن را در برنامه‌ی خود در نظر بگیرید.
– انعطاف‌پذیری را در نظر بگیرید و برای تغییرات ممکن در برنامه آماده باشید.
– در پایان روز فردا، برنامه‌ی خود را مرور کنید و آن را بازبینی کنید تا اطمینان حاصل شود که تمام وظایف به درستی انجام شده‌اند.
این روش به مدیران فروش کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن زمان خود را مدیریت کنند و به دستیابی به اهداف فروش خود برسند.
5.دوری از صندوق ورودی ایمیل:
دوری از صندوق ورودی ایمیل به این معنی است که مدیران فروش زمان مشخصی را برای مدیریت ایمیل‌ها تعیین می‌کنند و در طول سایر زمان‌ها از ورود به صندوق ایمیل خودداری می‌کنند. این رویکرد به آن‌ها کمک می‌کند تا از تلف وقت در پاسخگویی به ایمیل‌های غیرضروری و غیرفوریت ورودی جلوگیری کنند و به جای آن، زمان خود را برای وظایف و فعالیت‌های مرتبط با فروش و اهداف تجاری خود اختصاص دهند.
با این روش، مدیران می‌توانند تمرکز خود را بر روی وظایف مهمتر و اولویت‌بندی شده‌تر مانند برنامه‌ریزی جلسات فروش، پیگیری مشتریان بالقوه، و ارتباط با تیم فروش بیشتر کنند. این به آن‌ها اجازه می‌دهد تا به بهبودی در عملکرد و دستیابی به اهداف فروش خود دست یابند، همچنین از احتمال از دست دادن فرصت‌های مهم نیز کاسته می‌شود.
6.در جلسات کارآمد باشید:
جلسات کارآمد برای مدیران فروش بسیار اهمیت دارند زیرا این جلسات فرصتی عالی برای برنامه‌ریزی، ارتباط موثر با تیم، بررسی پیشرفت و مسائل عملیاتی است. در این جلسات:
1.تعیین هدف و موضوعات مورد بحث:
قبل از شروع هر جلسه، مهم است که هدف و موضوعات مورد بحث را به دقت مشخص کنید. این کمک می‌کند تا همه اعضای تیم به یک هدف مشترک و موضوعات موردنظر متمرکز شوند.
2.حفظ ترتیب و روند جلسه:
مدیران باید ترتیب و روند جلسه را حفظ کنند تا به طور موثر به موضوعات پرداخته شود و جلسه به سرعت پیش برود.
3.فرصت برای ارتباط دوطرفه:
این جلسات فرصتی عالی برای برقراری ارتباط دوطرفه با اعضای تیم هستند. مدیران باید از این فرصت برای گوش دادن به نظرات و ایده‌های اعضای تیم استفاده کنند.
4.برنامه‌ریزی و اقدام:
پس از بررسی موضوعات مورد بحث، باید برنامه‌ها و اقدامات موردنیاز برای دستیابی به اهداف تعیین شود و هر فرد مسئولیت‌های خود را به دقت درک کند.
5.ارزیابی پیشرفت:
در پایان جلسه، لازم است پیشرفت‌ها و اقدامات بعدی مورد بررسی قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود که همه به هدف مشترک پیش می‌روند.
با رعایت این موارد، جلسات کارآمد می‌توانند به بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف فروش کمک کنند.
7.کوچینگ به جای فروش:
در این رویکرد، مدیران فروش بجای فقط تمرکز بر فروش محصولات، به عنوان مربی و راهنما برای اعضای تیم خود عمل می‌کنند.
آن‌ها به دنبال رشد حرفه‌ای و توسعه مهارت‌های اعضای تیم هستند و تمرکزشان بر توسعه فردی و کمک به اعضای تیم برای دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای آن‌ها است،این رویکرد معمولاً بهبودی در عملکرد و رضایت شغلی اعضای تیم را نیز به همراه دارد، زیرا آن‌ها احساس می‌کنند که حمایت و راهنمایی لازم را دارند.
8.کوچینگ را به کارمندان یاد بدهید:
مهمترین قدم در اجرای این رویکرد آموزش و آماده‌سازی مدیران فروش برای ارائه خدمات کوچینگ به اعضای تیم است،این شامل آموزش مهارت‌های کوچینگ، فرآیندها و روش‌های ارتباطی مؤثر، مهارت‌های گوش دادن فعال و ارائه بازخورد سازنده به اعضای تیم می‌شود.
همچنین، مهم است که مدیران فروش بفهمند چگونه می‌توانند اعضای تیم را به تعامل فعال و ارتباط مؤثر دعوت کنند تا از این روش بهره‌مند شوند.ارائه مثال‌ها و مطالعه موردی‌های موفق که از این رویکرد استفاده کرده‌اند نیز می‌تواند به مدیران کمک کند تا بهترین روش‌ها را در اجرای کوچینگ به کار گیرند،این دو رویکرد می‌توانند به بهبود عملکرد و رضایت اعضای تیم و در نتیجه به دستیابی به اهداف فروش کمک کنند.
سخن پایانی:
مدیریت زمان برای مدیران فروش بسیار اهمیت دارد زیرا زمان یکی از منابع گرانبهایی است که در اختیار آن‌ها قرار دارد و استفاده بهینه از آن می‌تواند به بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف کمک کند،مدیران فروش با توجه به فشارها و تقاضاهای مختلف، باید منابع محدودی از جمله زمان، نیروی کار و بودجه را به بهترین شکل ممکن توزیع کنند. که مدیریت زمان به آن‌ها کمک می‌کند تا زمان خود را به وظایف و فعالیت‌های اصلی و مهمتر اختصاص دهند و از زمان تلف شده در کارهای غیرضروری جلوگیری کنند.
بدون دیدگاه